Sammelrechnungen / Gutschriften

    Hallo zusammen,


    wie handhabt ihr eigentlich Sammelrechnungen?
    Diese sind ja mehr schlecht als recht, da die Orginal-Rechnungen noch immer als unbezahlt aufgeführt werden, aber dann plötzlich einen nullbetrag haben.


    Meine zweite Frage betrifft die Gutschriften.
    Kann man irgendwie einfach einsehen, welche Gutschrift wann einem Kunden gewährt wurde, ohne bei jeder Rechnung bzw. jedem Kunden einzelnt nachzusehen?
    Gerade wenn man mal ein Guthaben für falsch gestellte Rechnungspositionen ggf. aufgrund eines Ausfalls vergibt muss dies ja auch irgendwie reportet werden.


    Mein Steuerberater dreht wegen diesen beiden Geschichten gerade ein wenig durch.


    Viele Grüße

    Zitat von xister

    wie handhabt ihr eigentlich Sammelrechnungen?


    Diese sind ja mehr schlecht als recht, da die Orginal-Rechnungen noch immer als unbezahlt aufgeführt werden, aber dann plötzlich einen nullbetrag haben.

    Das Problem das bei einer Sammelrechnung einfach eine neue Rechnungen erstellt wird welche die Ursprungsrechnungen ersetzt, wurde auch schon oft im WHMCS Forum bemängelt, geändert wurde leider noch nichts. Da hilft es nur die Sammelrechnungen zu deaktivieren - was aber bei größeren Kunden wieder für Ärger sorgen kann, da er dann z.B. etliche PP Zahlungen machen muss statt einer.


    Zitat von xister

    Kann man irgendwie einfach einsehen, welche Gutschrift wann einem Kunden gewährt wurde, ohne bei jeder Rechnung bzw. jedem Kunden einzelnt nachzusehen?

    Du kannst Erstattungen des einzelnen Kundens im Kundenprofil unter Transactions einsehen und Guthaben welches du dem Kunden gutschreibst auf der Startseite des Kundenprofils unter "Manage Credits". Eine Einsicht wo Erstattungen und Gutschriften gemeinsam aufgeführt sind wüßte ich gerade keine

    Gibt es eine Möglichkeit, irgendwie die Sammelrechnungen zu erfassen bzw. aufzulisten? Sprich eine Übersicht aus dem System um anzeigen zu lassen, wo es sich jetzt um Sammelrechnungen gehandelt hat und wo nicht?


    Das mit den Transactions und den Manage Credits kannte ich leider auch ist aber recht unschön. Gibt es hier vielleicht eine Möglichkeit, analog der Sammelrechnung, dass man sich diese irgendwie vielleicht aus der DB auslesen lassen kann, damit die Zuordnung einfacher wird, als jeden der über 500 Kundenaccounts durchzusehen?

    Bitte nie wieder das Wort Gutschrift im Zusammenhang mit WHMCS benutzen. Eine Gutschrift ist im steuerlichen Sinne nicht das, was umgangssprachlich damit gemeint ist!
    Das was hier mit "Gutschrift" gemeint ist, ist eine Korrekturrechnung. Benutze das Wort Gutschrift auf einer Korrekturrechnung und die nächste Steuerprüfung wird eine "lustige" Angelegenheit.


    Warum ist das so:


    Seit dem 29.06.2013 gilt in Deutschland das Amtshilferichtlinien-Umsetzungsgesetz. Danach gilt eine Gutschrift nunmehr als eine vom Leistungsempfänger (Deinem Kunden) an den Aussteller (Dich) ausgestellte Rechnung. Das ist in Ordnung wenn es eine ECHTE Gutschrift ist, also beispielsweise bei Provisionszahlungen. Hier hat der Aussteller der Gutschrift die Rechnungshoheit, weil er Herr über die Berechnungsgrundlage (den Provisionsdaten) ist. Steuerschuldner für die Umsatzsteuer ist dann aber der Gutschriftsempänger!


    Einem Kunden etwas "gutzuschreiben" ist seit Inkraftreten des Gesetzes eine Storno-Rechnung, oder Korrekturrechnung. Diese hat immer einen negativen Betrag. Deshalb heisst es "Korrektur", weil sich der ursprüngliche Rechnungsbetrag des Kunden mindert.


    In WHMCs lässt sich das mit etwas Aufwand darstellen, wenn eine Rechnung mit negativem Betrag erstellt und auf "Refunded" gesetzt wird und einige tpl angepasst werden. (viewinvoice.tpl ud invoicepdf.tpl). So kann man dann allerdings bequem auch Korrekturrechnungen über WHMCS erstellen, und ggf. in Lexware importieren.

    Hi,


    mit einer Änderung der Sprachdatei allein ist es da nicht getan.


    Wir mussten sowohl die Sprachdatei ändern (und haben den Status "Refunded" umgebogen auf "Der Betrag wird erstattet." und einen neuen String eingeführt mit dem Begriff "Korrekturrechnung"). Nach dem erstellen der Rechnung (mit negativem Betrag) muss diese sofort auf "Refunded" gesetzt werden, noch bevor die Email an den Kunden rausgeht (sonst wird´s ne proforma-Korrekturrechnung und das sollte man vermeiden, weil Unsinn <g>)


    In die Sprachdatei folgendes aufnehmen:


    #added for WHMCS German-Legal
    $_LANG['invoicescorrection'] = "Korrekturrechnung";



    Danach müssen BEIDE Invoice templates (viewinvoice.tpl und invoicepdf.tpl angepasst werden.
    Hier am Beispiel viewinvoice.tpl:


    1. Zunächst braucht man eine neue Variable um den Müll aus $total zu entfernen:

    {assign var=invtotal value=$total|replace:'€':''|replace:'EUR':''}


    2. An die Stelle der Rechnungsnummer {$LANG.invoicenumber} kommt folgendes:


    {if $invtotal < 0}
    {if $status eq "Paid" or $status eq "Refunded"}
    {$LANG.invoicescorrection}
    {/if}

    {else}
    {if $status eq "Paid" or $status eq "Refunded"}
    {$LANG.invoicenumber}
    {else}
    {$LANG.proformainvoicenumber}
    {/if}
    {/if}

    {$invoicenum}


    3. Auf gleiche Art und Weise dann die invoicepdf.tpl anpassen


    Ergebnis; bei negativem Rechnungsbetrag wird das Wort Rechnung durch Korrekturrechnung ersetzt.


    Einfache Änderung - grosse Wirkung.


    Micha

    Dazu fällt mir gerade noch ein... das umstellen des Status auf Refunded sollte natürlich automatisch passieren sobald ein negativer Betrag auftritt. Zusätzlich könnte man per hook noch eine Sicherung einbauen, dass keine unsinnigen proformas verschickt werden, nur weil evtl. versehentlich doch der falsche Status eingestellt ist.